Salut les parents ! (Et enseignants… oui, on vous aime aussi) Dans notre série « Les parents et la vie scolaire » nous vous présentons aujourd’hui notre dernier article :
Comment créer une association de parents d’élèves et comment la gérer ?
Nous traiterons plusieurs points dans cet article :
Qu’est ce qu’une APE
Étapes pour la créer
Prendre des décisions
Acter et valider
Tenir les comptes.
1 – APE. Quésako ?
Quelle est le but d’une association de parent d’élèves ? L’association de parents d’élèves (APE) à pour rôle de défendre les intérêts de nos chers bambins (et des parents) sur des sujets aussi variés que la sécurité dans l’établissement scolaire, la vie quotidienne des élèves, l’entretien, la cantine etc.
L’APE peut participer au travers de ses actions à renforcer les liens entre les parents et l’école.
Des représentants de l’APE peuvent siéger au conseil d’école (primaire) ou au conseil d’administration et conseils de classe (au secondaire) d’autres représentations départementales ou académiques.
2 – Comment créer une association de parents d’élèves ou APE ?
Pas de panique, c’est facile… Mais aussi très très cadré. Il faut donc suivre les étapes et fournir à l’administration les documents demandés. En revanche on trouve facilement tous ces documents.
L’APE est avant tout une association à but non lucratif de loi 1901. De ce fait il faut respecter les mêmes règles que pour toutes associations : Vous devrez déclarer la création de votre APE directement au greffe des associations de votre département, ou alternativement en ligne en y joignant :
- Choix du nom de votre association
- Le CERFA de déclaration
- Le PV d’ag constitutive.
- La liste des dirigeants
- Les STATUS
- Déclaration au JOURNAL OFFICIEL des Associations et Fondations d’entreprise (JOAF)
Choix du nom de l’association
Le choix du nom de votre association est important. Il faut qu’il soit précis et sympa. Si vous hésitez, cet article peut être une source d’inspiration : Choisir un nom pour mon association
Cerfa de déclaration
Le Cerfa de déclaration est nécessaire si vous désirez envoyer par courrier ou apporter en personne votre déclaration au greffe. Vous pouvez aussi déclarer votre association directement en ligne. Vous aurez le choix d’envoyer les documents par mail ou directement en ligne.
Pv constitutif
Il faudra ensuite penser au PV de création. Le procès-verbal constitutif de la création d’une association est un document à remplir actant la création de l’association, son format est libre mais vous pouvez suivre un exemple très bien fait téléchargeable ici.
La liste de dirigeants
La création d’une APE nécessite un certain nombre de parents qui formeront le noyau de l’association. La liste des dirigeants (2 parents minimum) doit être transmise lors de la création en utilisant un document officiel. Il faut noter que souvent ces dirigeants formeront les organes de décision tels que le bureau ou le conseil d’administration. Chacune aura une responsabilité telle que président, secrétaire ou trésorier. Cette liste n’est pas limitative.
Les statuts
Les STATUTS sont constitutifs de l’association. Ils doivent être signés par un minimum de 2 fondateurs. Ils traitent des procédures d’inscription/exclusion, des règles d’organisation et déterminent les pouvoirs de chaque poste. Vous pouvez les rédiger librement mais il peut être intéressant de consulter le modèle gratuit fourni par le ministère
On peut aussi y définir par exemple, le montant de l’adhésion annuelle des parents (ou cotisation), le nombre d’assemblées générales, qui est autorisé à se rendre à une assemblée générale, l’attribution des droits de vote et aussi le quorum (c’est-à-dire le nombre de personnes nécessaire pour valider une décision). On peut aussi traiter de règles particulières telles que la possibilité de voter à distance ou d’exclure des membres qui ne seraient pas à jour de leur cotisation éventuelle.
Parfois il peut être utile de rédiger un règlement intérieur en même temps que le statut afin de détailler précisément toutes les règles de fonctionnement de l’association.
Vous avez le droit en tant qu’association de parents d’élèves de faire communiquer par l’école plusieurs informations par an.
Déclaration au Journal Officiel
L’association obtient son existence en tant qu’entité morale à partir de sa déclaration au Journal 0fficiel. Cette demande d’enregistrement se fait automatiquement au moment de la création (la demande est incluse au formulaire de création). Vous pouvez vérifier au bout de quelques semaines votre présence via le moteur de recherche dédié, c’est aussi le moyen de télécharger et conserver le justificatif de publication.
3 – Comment prendre des décisions ?
Il n’y a pas d’obligation légale pour la façon de gérer votre association. La seule obligation viendra des dispositions prévues par vos statuts. En revanche, il est considéré comme une bonne pratique de nommer des organes de décision tel qu’un conseil d’administration. Vous pourrez prévoir par statut sa constitution ainsi que son fonctionnement.
Il est intéressant de prévoir des réunions statutaires (dont l’existence et la fréquence sont prévues dans vos statuts) du conseil d’administration (ou du bureau) avec des échéances assez fréquentes, par exemple : trimestrielles pour le CA et mensuelles pour le bureau. Ceci afin de suivre l’avancée des actions prévues au programme de l’année ainsi que suivre les comptes de l’association avec le trésorier.
Puis prévoir l’organisation d’une présentation annuelle à vos membres sous la forme d’une assemblée générale ordinaire. Ce n’est pas une obligation légale pour la majeure partie des associations de parents d’élève néanmoins prévoir les détails de son organisation à vos statuts est une bonne pratique que nous vous conseillons vivement.
Celle ci vous permettra par exemple de présenter :
- Le bilan moral : Atteinte des objectifs annuels, résultats des actions, nombre d’heures de bénévolat.
- Le bilan financier : Vous pourriez en profiter pour faire valider par vote ces résultats et le programme de l’année suivante.
- L’élection d’un nouveau bureau annuel.
Enfin, c’est souvent l’occasion de faire approuver par vos membres la bonne gestion de l’association et donc d’obtenir par vote des membres présents le quitus moral et financier. Les modalités de quitus sont aussi à définir dans vos statuts.
4 – Comment acter vos décisions et valider vos actions ?
L’assemblée générale ou AG est le moyen de communication et d’interaction des gestionnaires de l’association avec les membres. Son fonctionnement est en général bien cadré (nombre d’occurrence, règles de convocations et d’organisation définis statutairement).
Vous disposez de deux types d’assemblées générales : L’assemblée générale ORDINAIRE et l’assemblée générale EXTRAORDINAIRE.
L’assemblée Générale ORDINAIRE est utilisée pour le fonctionnement normal de l’association. La présentation annuelle des comptes, la présentation de résultats d’action ou l’organisation d’un vote prévu aux statuts par exemple (élection d’un bureau annuel, vote du quitus moral et du quitus financier etc.) ou même des points semestriels sur le fonctionnement.
Elle peut être convoquée selon des règles simples souvent définies par avance. Parmi ces règles :
- Définition de l’ordre du jour avec la convocation ( voir ce très bon article à ce sujet). Les statuts doivent mentionner la personne ayant l’autorité de convoquer cette AG.
- Délai entre la convocation et la tenue de l’AG : vos statuts (ou votre règlement intérieur) doivent prévoir qui et dans quel délai peut convoquer cette AG.
La convocation doit mentionner l’ordre du jour, la date et lieu de tenue de l’AG. - Il faut préciser les modalités d’ajout de points à l’ordre du jour sur demande des membres.
- Définition de la majorité et du % de votant par rapport à l’ensemble. En cas de vote les questions portées au vote doivent être claires sans aucune interprétation (pas de double négatif etc.)
Tous les points portés à l’ordre du jour devront être discutés lors de l’assemblée générale, on ne peut exclure un point pour quelque raison que ce soit.
L’assemblée Générale EXTRAORDINAIRE quant à elle, peut être convoquée n’importe quand pour des raisons exceptionnelles impactant l’association telles que :
- La modification des statuts
- Changement d’objet social
- La démission d’un ou tous les dirigeants
- L’exclusion d’un membre
- La dissolution de l’association ou tout autre raison de la même gravité.
Les AG sont donc votre meilleur moyen de faire intervenir vos membres dans des décisions et les acter.
5 – Comment tenir les comptes de l’association ?
La loi 1901 n’impose aucune règle particulière de comptabilité. Néanmoins on attend du trésorier une tenue des comptes « sincère » et vérifiable. En revanche, des règles sont imposées pour des types particuliers d’association ou des valeurs de revenus importantes. Dans le cas des APE, du fait de leur taille et du montant modeste des revenus, nous sommes sur des règles simplifiés. Je vous propose de traiter de ce sujet dans notre prochain article : APE : Tenir ses comptes à OK Coral 🤠
Nous espérons vous avoir accompagné au mieux dans la création de votre association de parents d’élèves à l’aide de ces conseils et bonnes pratiques.
A très bientôt,
