Vous voulez organiser une Bourse aux Jouets et, en tant qu’Association de Parents d’Élèves, il vous tient à cœur que ce moment soit aussi un moment de convivialité. C’est avant tout une occasion de rassembler petits et grands. Vous optez donc pour une Bourse avec vente de particulier à particulier.
Voici quelques conseils très pratiques pour que votre manifestation soit une réussite !
1- Choisir une date et un lieu.
L’un et l’autre vont souvent de paire. En vous rapprochant de votre mairie, vous pourrez essayer
d’obtenir gracieusement la salle des fêtes, un gymnase ou une cantine.
Un préau d’école ou une salle de motricité peuvent aussi faire l’affaire.
Selon la saison, vous pouvez aussi décider d’organiser votre manifestation en plein air.
Dans ce cas précis, prévoyez juste une solution de repli au cas où la météo ne serait pas avec vous.
A l’inverse, si le soleil est de la partie, vos visiteurs seront plus enclins à se laisser tenter 😉
Quel que soit votre choix, anticipez !
Fêtes de fin d’année en vue, voilà une belle occasion pour les parents d’élèves de faire de la place dans leurs armoires et aussi de dénicher de bonnes affaires. De même le Printemps, avec son grand nettoyage est une période propice.
Privilégier un jour de weekend plutôt qu’un jour en semaine. Si possible éviter les weekends où les hypermarchés font des grosses opérations commerciales.
2- Effectuer vos démarches administratives dans les temps.
En amont de la manifestation
– Déclarer l’événement en mairie au plus tard 15 jours avant la date prévue.
– Remplir le formulaire cerfa n°13939*01 et le faire parvenir à la mairie.
– Éventuellement aussi une lettre de demande d’occupation temporaire du domaine public qui précise le but de la manifestation, l’emplacement (ou les emplacements) de la manifestation et le nombre de personnes attendues.
– L’association doit prévenir son service des impôts de référence (celui de son siège social) qu’elle organise un vide-grenier, une braderie ou une brocante, au moins 3 jours avant la manifestation.
Renseignez-vous auprès des autorités compétentes.
En cliquant ici, un moteur de recherche vous aidera à trouver le lieu d’information le plus proche du lieu de votre manifestation.
Le jour J
Tenir un registre qui permet l’identification des personnes qui ont vendu ou apporté des objets dans le cadre de la manifestation.
Doivent figurer au registre les nom, prénom, qualité et domicile de chaque participant, ainsi que la nature, le numéro et la date de délivrance de la pièce d’identité produite avec indication de
l’autorité qui l’a établie.
Le registre doit être numéroté et paraphé par les services de police ou par le maire de la commune du lieu de la manifestation.
Pendant la durée de la manifestation, il est tenu à la disposition des agents de l’État en charge des douanes ou de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes.
Pour télécharger le registre, cliquez ici.
Après la manifestation
À la fin de la manifestation et au plus tard dans les 8 jours, le registre est déposé à la préfecture
ou à la sous-préfecture du lieu de la manifestation.
Transmettre à votre Service des Impôts le montant des recettes et dépenses réalisées, dans les 30 jours qui suivent la fin de la manifestation.
Attention ! Les recettes des associations peuvent être exonérées d’impôts commerciaux.
Une association peut effectuer des prestations de service ou vendre des produits, sans que ses
activités soient considérées comme lucratives, même si leur but est de dégager des bénéfices.
A RETENIR pour vérifier les dernières évolutions de toutes ces démarches administratives !
Le site officiel à consulter est : Service-public-asso.fr
3- Définir les horaires
L’amplitude horaire est généralement assez large : de 8h à 19h. Sachez que les adeptes des bourses aux jouets arrivent très tôt pour saisir les meilleures opportunités.
4- Installation & rangement
Une règle d’or : définir un planning des permanences. Qui sera là pour filer un coup de main ?
Il ne s’agit pas seulement d’installer. Le stand buvette et le rangement aussi nécessitent des bonnes volontés 😉
A l’installation vous aurez à :
– Mettre en place les tables. Idéalement vous avez réfléchi au préalable à un plan de circulation.
– Prévoir des chaises : 2 par table.
– Dans le cas d’une vente en extérieur, vous n’aurez qu’à vous préoccuper du marquage au sol. Chaque exposant organise son stand à sa guise.
– Organisez le coin buvette et petite restauration. Pour ne rien oublier, cliquez ici.
– Prévoyez des poubelles à chaque extrémité des rangées de tables.
– Pensez aux cendriers à l’extérieur de la salle.
– Prévoyez le nécessaire pour les sanitaires.
Attention ! Soyez vigilants à ne pas encombrer les issues de secours.
Idéalement vous disposez des clés de la salle la veille au soir pour procéder à la mise en place.
Au moment du rangement :
– Prévoyez un nécessaire de nettoyage.
Astuce pratique : Pour être sûr de rendre la salle à l’identique, pensez à faire des photos avant !
5- Déroulement de la bourse et tarifs
Organisation :
– Chaque exposant réserve un emplacement : 1 table, 2 tables voire 3. Places limitées ! donc sur réservation. Rien ne vous empêche d’accepter de nouvelles inscriptions le matin même.
– Afin de figer la réservation, il est conseillé de demander un chèque à la réservation. Même si ils ne sont généralement encaissés qu’après la manifestation. Ainsi les désistements éventuels ne viendront pas compromettre la rentabilité de votre manifestation. Pour les exposants, c’est aussi une garantie d’avoir une place le jour J.
– Le choix des tables se fera le jour J dans l’ordre d’arrivée des participants. Certains organisateurs proposent un plan avec des tables numérotées. C’est une autre organisation, c’est à vous de voir.
– Les exposants sont présents le jour J et vendent eux-même. Cette formule est généralement appréciée des exposants car aucun montant n’est prélevé sur les ventes. Qui plus est, ils peuvent ajouter des nouveaux articles au fil des ventes s’ils ont pensé à en garder en stock dans leur coffre.
Formule appréciée des visiteurs aussi d’ailleurs, car il y a toujours possibilité de négocier les prix 😉
Tarification :
– Entrée gratuite
– Coût moyen : 2€ à 4€ la table
Vous trouverez aussi des bourses aux jouets dans lesquels l’emplacement est facturé entre 2 et 3€ le mètre linéaire.
– Parfois aussi, l’offre est la suivante : 3€ la table et 5€ les 2 tables
Le gros avantage pour l’Association de Parents d’Élèves est qu’elle peut facilement estimer ses bénéfices. Plus elle a de tables de réservées, plus elle est en mesure de financer les projets financés par la Coopérative Scolaire.
Astuce pour générer plus de bénéfices !
Vous avez mis en place une buvette, allez au bout de votre idée. Les parents qui tiennent leur stand toute la journée ne seront pas contre un petit café servi sur leur stand en cours de matinée ou d’après-midi. A 1 € le café ! … Vous ferez de jolis bénéfices additionnels.
Dans le même esprit, pensez à leur proposer des sandwichs ou des parts de quiche sur l’heure du déjeuner.
6- Communiquez !
Vous avez décidé d’organiser une Bourse aux Jouets.
Vous avez fait toutes les démarches administratives.
Vous avez des bénévoles pour vous aider.
Alors n’oubliez pas de faire savoir que votre manifestation va avoir lieu.
Soyez inventifs ! Plus vous serez vu, plus vous aurez de visiteurs.
Tous les moyens sont bons :
– Affiches dans les lieux les plus fréquentés de la commune et des communes avoisinantes (commerçants, bibliothèque, mairie …).
– Flyers (Affichettes) dans les cahiers des élèves, sur les voitures en stationnement.
– Affiche sur les lunettes arrière de vos voitures
– Partage sur les Réseaux Sociaux (Facebook, Twitter)
– Sur le Blog ou la page Facebook de votre APE
– E-mail à tous vos contacts
– Radio, TV et presse locale
– Publication sur des sites dédiés comme :
https://vide-greniers.org/
BON A SAVOIR :
La plupart des parents laissent une partie de leurs articles invendus à l’APE en guise de lots pour la kermesse de fin d’année.
