Comment faut-il s’y prendre pour que cette journée se passe du mieux possible pour tous ? C’est bien là la question que se posent toutes les Associations de Parents d’élèves qui se lancent dans ce projet. Alors, c’est parti pour une série de conseils très pratiques !
1- Choisir une date et un lieu.
L’un et l’autre vont souvent de paire. En vous rapprochant de votre mairie, vous pourrez essayer d’obtenir gracieusement la salle des fêtes, un gymnase ou une cantine. Nul besoin de vous dire qu’il vaut mieux anticiper.
A l’approche des fêtes de fin d’année, voilà une belle occasion pour les parents d’élèves de faire de la place dans leurs armoires et aussi de dénicher de bonnes affaires. Privilégier un jour de weekend plutôt qu’un jour en semaine. Si possible éviter les weekends où les hypermarchés font des grosses opérations commerciales.
2- Effectuer vos démarches administratives dans les temps.
En amont de la manifestation
– Déclarer l’événement en mairie au plus tard 15 jours avant la date prévue.
– Remplir le formulaire cerfa n°13939*01 et le faire parvenir à la mairie.
– Éventuellement aussi une lettre de demande d’occupation temporaire du domaine public qui précise le but de la manifestation, l’emplacement (ou les emplacements) de la manifestation et le nombre de personnes attendues.
– L’association doit prévenir son service des impôts de référence (celui de son siège social) qu’elle organise un vide-grenier, une braderie ou une brocante, au moins 3 jours avant la manifestation.
En cliquant ici, un moteur de recherche vous aidera à trouver le lieu d’information le plus proche du lieu de votre manifestation.
Le jour J
– Tenir un registre qui permet l’identification des personnes qui ont vendu ou apporté des objets dans le cadre de la manifestation.
Doivent figurer au registre les nom, prénom, qualité et domicile de chaque participant, ainsi que la nature, le numéro et la date de délivrance de la pièce d’identité produite avec indication de l’autorité qui l’a établie.
Le registre doit être numéroté et paraphé par les services de police ou par le maire de la commune du lieu de la manifestation.
Pendant la durée de la manifestation, il est tenu à la disposition des agents de l’État en charge des douanes ou de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes.
Pour télécharger le registre, cliquez ici.
Après la manifestation
-À la fin de la manifestation et au plus tard dans les 8 jours, le registre est déposé à la préfecture
ou à la sous-préfecture du lieu de la manifestation.
– Transmettre à votre Service des Impôts le montant des recettes et dépenses réalisées, dans les 30 jours qui suivent la fin de la manifestation.
Bonne nouvelle ! Les recettes des associations peuvent être exonérées d’impôts commerciaux.
Une association peut effectuer des prestations de service ou vendre des produits, sans que ses activités soient considérées comme lucratives, même si leur but est de dégager des bénéfices. Renseignez-vous auprès des autorités compétentes avec le lien ci-dessous.
A RETENIR pour vérifier les dernières évolutions de toutes ces démarches administratives !
Le site officiel à consulter est : Service-public-asso.fr
3- Définir les horaires
Dépôt des jouets :
Le vendredi de 10h à 19h. Si vous avez des bénévoles disponibles le midi, assurez une permanence. Vous vous donnerez la chance de toucher plus de parents.
Vente des jouets
Le samedi de 10h à 12h et de 14h à 18h. Comme pour les dépôts, assurer une permanence le midi est toujours un vrai plus !
Récupération des invendus et des bénéfices
Le dimanche de 10h à 13h. Éventuellement étendue au lundi soir de 16h30 à 19h30.
4- Installation & rangement
Une règle d’or : définir un planning des permanences. Qui sera là pour filer un coup de main ?
Il ne s’agit pas seulement d’installer. Le rangement aussi nécessite des bonnes volontés 😉
A l’installation vous aurez à :
– Mettre en place les tables. Idéalement vous avez réfléchi au préalable à un plan de circulation.
– Penser aux poubelles et aux cendriers à l’extérieur de la salle.
– Organiser le coin buvette et petite restauration. Pour ne rien oublier, cliquez ici.
– Prévoir le nécessaire pour les sanitaires.
Attention ! Soyez vigilants à ne pas encombrer les issues de secours.
Au moment du rangement :
Prévoyez un nécessaire de nettoyage.
Astuce pratique : Pour être sûr de rendre la salle à l’identique, pensez à faire des photos avant !
5- Collecte des jouets et tarifs
Règles de dépôts :
– Chaque déposant pourra déposer un nombre limité d’articles : de 15 à 25 en général (à vous de le définir en fonction de votre surface d’exposition ). Tous les articles sont à renseigner sur le bordereau de dépôt.
– Aucun dépôt ne pourra être accepté sans présentation d’une pièce d’identité.
– Jeux ou jouets propres, complets et en bon état, avec la notice et les piles. Sinon prévoyez des piles pour pouvoir tester les jouets !
Tarification :
– Entrée gratuite
– Un pourcentage de 10 % à 15% est généralement retenu sur les ventes et sur les achats.
– Une adhésion de 1,50 € à 2,50€ est demandée aux déposants par bordereau de dépôt.
Les bénéfices ainsi dégagés permettront à l’Association de Parents d’Élèves de collecter des fonds pour les projets financés par la Coopérative Scolaire.
6- Communiquez !
Vous avez décidé d’organiser une Bourse aux Jouets.
Vous avez fait toutes les démarches administratives.
Vous avez des bénévoles pour vous aider.
Alors n’oubliez pas de faire savoir que votre manifestation va avoir lieu.
Soyez inventifs ! Plus vous serez vu, plus vous aurez de visiteurs.
Tous les moyens sont bons :
– Affiches dans les lieux les plus fréquentés de la commune et des communes avoisinantes.(commerçants, bibliothèque, mairie …)
– Flyers (Affichettes) dans les cahiers des élèves, sur les voitures en stationnement.
– Affiche sur les lunettes arrière de vos voitures
– Partage sur les Réseaux Sociaux (Facebook, Twitter)
– Sur le Blog ou la page Facebook de votre APE
– Email à tous vos contacts
– Radio, TV et presse locale
– Publication sur des sites dédiés comme :
