Que vous soyez une association de parents, un club sportif, une association culturelle ou humanitaire ou bien un comité des fêtes, vous avez à cœur que votre repas festif se déroule parfaitement. Comment bien programmer votre soirée ? On vous éclaire sur le sujet !
1- CHOISIR LE LIEU
La salle des fêtes reste un lieu privilégié. Renseignez-vous auprès de votre municipalité pour en vérifier la disponibilité. Avec un peu de chance, elle vous sera mise à disposition gracieusement ou à moindre coût.
Les cantines d’école et les gymnases sont également adaptés pour ce type de manifestations.
En plein été, des tables et des bancs dans un des espaces verts de votre commune … et le repas
de votre club devient délicieusement champêtre.
2- CHOISIR LA DATE
Ah ! Le sacro-saint sujet de la date ! Un casse-tête, on vous le concède. Le plus simple … commencez par vous procurer le calendrier des réservations de salle auprès de votre mairie. Ensuite repérer les dates des manifestations autour de chez vous, et les weekends prolongés.
En fonction de ce que les bénéfices récoltés vont servir à financer, vous savez quelle est votre
date limite pour l’organisation de cette soirée.
Astuce : Si un événement majeur a lieu quelques semaines plus tôt, c’est top pour vous. Vous pouvez en profiter pour faire de la pub pour votre soirée festive auprès des participants.
3- DÉTERMINEZ LE THÈME DE VOTRE SOIRÉE
Allez, on vous donne des idées !
- Couscous pour une soirée Orientale
- Choucroute pour une soirée Alsacienne ou Bavaroise
- Tartiflette pour une soirée Montagnarde
- Paella pour une soirée Espagnole
- Cassoulet pour un repas Périgourdin
- Moules frites pour une ambiance Ch’ti ou Bruxelloise
- Entrecôte frites pour une soirée Campagnarde
- Soirée Cabaret avec en accompagnement Champagne et mignardises.
- Marmite Sarthoise ou autre spécialité régionale
Nous pourrions vous proposer pléthore d’autres idées. Mais qui dit conseils pratiques, dit thèmes qui plaisent. Ne perdez jamais de vue que vos participants apprécieront plus des plats qu’ils cuisinent rarement chez eux. Et vos bénévoles vous remercieront de ne pas les avoir embarqués dans des menus complexes !
Bon à savoir : il est bien de prévoir un plat de substitution (ex : assiette anglaise) pour les personnes qui le désirent. Demandez-leur de le signaler à la réservation.
Pensez également aux régimes alimentaires.
4- MAIS AVANT TOUT, COMMUNIQUEZ !
Eh oui ! C’est la base de toute manifestation. Faire, c’est bien. Faire savoir, c’est mieux.
- Des banderoles à l’entrée et à la sortie du village.
- Une alternative aux banderoles, la fabrication de panneau bois ou carton ( mais attention à la pluie !) sur lesquels vous viendrez fixer des affiches A3 plastifiées.
- Affiches A3 dans tous les lieux publiques de votre village et dans les villages alentours (mairie, bibliothèque, centres sociaux, écoles, gymnases, maison des associations, panneaux d’affichages libres …).
- Des affiches A4 pour les commerçants qui manquent de place, voire des piles de flyers (format A6) à déposer près de la caisse.
- Un email groupé à tous les adhérents et partenaires, en leur demandant de partager à leur tour.
- Appuyez-vous aussi sur le réseau associatif local. Échange de bons procédés. Vous communiquez
auprès de vos membres sur leurs initiatives, ils parlent des vôtres ! - Quand on pense réseau, on pense aussi réseaux sociaux. Vous animez une page Facebook pour votre association ? un Blog ? … ou bien tout simplement prévoyez de partager l’affiche sur votre page perso.
Pensez aussi à créer un événement sur Facebook pour inviter vos amis à s’inscrire et à partager 😉 - N’oubliez pas le journal communal et la presse locale bien entendu.
- Pour les plus motivés, les radios locales et éventuellement la télé locale sont toujours friandes d’infos de proximité.
- Et enfin, communiquez sur le site internet de votre ville.
Une fois votre communication externe planifiée, n’oubliez pas de communiquer auprès de vos
propres adhérents. Un p’tit mot pour les plus jeunes à remettre à leurs familles et un email adressé à tous vos membres. N’hésitez-pas à faire des piqûres de rappel.
5- BIEN GÉRER SES INSCRIPTIONS
Votre traiteur va vous demander une estimation du nombre de participants 3 semaines avant la date de votre soirée, puis le chiffre définitif entre 8 et 10 jours avant.
Alerte ! N’oubliez pas de comptabiliser vos bénévoles … qui ne vont pas jeûner 😉
Vous pouvez procéder de plusieurs façons :
- Organiser des permanences dans le local de l’association. Vos membres viendront vous y apporter leur règlement en échange de leur Coupon Réservation à remettre à l’entrée.
- Distribuer des flyers avec un coupon réponse à retourner avant une date précise.
- Inscription par courrier à l’adresse du Responsable des Inscriptions. Le chèque doit être joint. Il valide l’inscription. Pour remettre les Coupons Réservations, soit envoi par courrier, soit remise le jour J à l’entrée.
- Réservation par email et remise des chèques avant la soirée dans la boîte à lettres de l’association. Fixez bien une date limite.
- Vous pouvez aussi tester les inscriptions au travers d’un Evénement Facebook. Même organisation que pour une inscription par email.
Une règle d’or : Avoir tous les règlements quinze jours avant la soirée.
Indiquez bien à quel moment vous prévoyez d’encaisser les chèques.
Pensez-y ! La soirée peut aussi être l’occasion d’inviter vos sponsors et mécènes pour les remercier de leur soutien.
Une fois les inscriptions clôturées, revenez vers votre traiteur pour finaliser votre commande.
N’hésitez-pas à réserver un peu plus. Pour 195 personnes inscrites, commandez 200 repas.
Riches de tous ces conseils pratiques, il ne vous reste plus qu’à vous lancer 🙂 !
