Vous êtes étudiant, nouveau membre du BDE (Bureau des Étudiants), et vous avez un WEI (Week-End d’Intégration) à organiser pour votre promotion ? Pas de panique ! En suivant ce guide pas à pas, vous aurez toutes les armes en main pour préparer un événement mémorable, le tout en respectant le budget limité d’un BDE modeste ! 😉
1- Organiser le BDE
Pour préparer un Week-end d’Intégration inoubliable, une bonne organisation en interne est obligatoire. Répartissez les tâches entre chaque membre de votre association étudiante. Mettez-vous d’accord pour constituer une équipe qui se composera d’au moins :
- Un chef de projet, qui devra prendre connaissance de l’avancement du travail de chacun. Il doit être en mesure de superviser les tâches sur un tableau et aider les membres travaillant sur les parties les plus importantes du projet.
- Un chargé événementiel, qui doit en priorité rechercher un lieu et une date propices au déroulement du Week-end. Il devra ensuite s’occuper de l’approvisionnement en nourriture/boissons ainsi que prévoir des animations pour la soirée, le tout en travaillant en étroite collaboration avec un trésorier.
- Un trésorier, qui gérera l’argent entrant et sortant du BDE. C’est lui qui établira le budget maximum du projet, et qui organisera des opérations de financement du projet.
- Un chargé de communication, qui va principalement teaser l’événement sur le groupe Facebook de la promo, en faisant des annonces, des affiches print et éventuellement des flyers. Sa tâche première est de donner envie aux étudiants de participer à votre futur WEI !
Si vous êtes suffisamment nombreux au sein de votre Bureau des Étudiants, répartissez-vous les tâches. Ce sera ainsi plus facile pour vous de mener ce projet en parallèle de vos études.
Enfin, une fois votre groupe de choc composé, c’est l’heure de se lancer !
2- Définir où et quand
Certainement le plus grand défi du projet, où le chargé événementiel aura beaucoup de boulot ! Tous les lieux ne sont pas forcément disponibles tout le temps, il faut donc s’y prendre le plus tôt possible.
Il est vivement conseillé de faire très attention à la date. Vérifiez-bien qu’aucun événement important n’a lieu autour du la période choisie. N’hésitez pas à faire un sondage Facebook ou un StrawPoll auprès de la promo, quitte à proposer plusieurs dates différentes, l’objectif étant d’avoir un maximum de participants.
En tant qu’association étudiante, attendez vous à plusieurs refus lors de la recherche du lieu, n’oubliez pas que d’autres BDE sont peut-être déjà passés par là, et les propriétaires ne courent pas après les réservations pour soirées étudiantes ! Essayez néanmoins de trouver un gîte, une salle des fêtes ou un camping excentrés par rapport à la ville, mais pas trop éloignés du campus. Évitez donc de réserver un gîte situé à plus de deux heures de route du campus.
Autre conseil au niveau du lieu : Ne visez pas trop grand et essayez de trouver un endroit éloigné des routes et rivières ! Pensez toujours à la sécurité des participants.
3- Gérer les finances
Parallèlement à la recherche de Gîte, commencez à établir un budget maximum autorisé pour la réservation du lieu. Planifiez des moyens de financement pour remplir un peu les caisses du BDE (Vente de gobelets, bracelets et sweats personnalisés, vente de punch pendant les soirées, trouver d’éventuels sponsors).
Évitez d’ailleurs de lancer un financement participatif auprès des étudiants, cela vous engagera un peu trop, et vos mécènes en attendront probablement trop de votre part. De plus ils se diront qu’ils n’auront pas à payer leur place par la suite.
Au moment de la réservation, n’oubliez pas d’indiquer à quel moment cela vous arrangerait que votre hôte encaisse le chèque.
Ne fixez pas le prix d’entrée au WEI tant que vous n’avez pas une idée précise du coût du projet complet. N’oubliez pas d’inclure la caution qui pourrait potentiellement tomber si un imprévu arrive. Malgré tout, restez raisonnables (entre 30 et 120€ max en fonction de votre école) au niveau du prix de réservation des places, les étudiants ne roulent généralement pas sur l’or !
IMPORTANT : Avoir tous les règlements hors-consommations fixés au moins une semaine avant Evènement.
A suivre
Organiser un week-end d’intégration – partie 2 : Gérer l’évènement
