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Organiser un week-end d’intégration – Partie 2 : Gérer l’événement.

Après s’être organisés et avoir trouvé un lieu pour votre WEI (Week-End d’Intégration), il ne reste plus qu’à préparer des animations ! En suivant ce guide, vous aurez toutes les idées pour animer la soirée, le tout en respectant le budget limité d’un BDE (Bureau des Étudiants) novice !

1- Préparation de l’événement

Préparation WEI via réseaux sociaux

Ça y est ! Les prévisions de budget sont bouclées, le lieu est réservé, la date est établie … et maintenant ?

Maintenant, c’est le moment de “teaser” l’événement. Le chargé de communication, doit donner son maximum pour vendre l’événement auprès de votre promo pour donner envie à tous de participer. C’est le but du Week-end d’Intégration, non ?

 

Quelques semaines avant l’événement :

Il faut donc organiser des préventes, poster des affiches dans le hall de votre département ou dans la cafétéria, des petites photos du lieu sur le groupe Facebook de la promotion et les réseaux sociaux, le tout pour créer l’attente et donner l’envie de participer auprès des étudiants.

Essayez de commencer les préventes le plus tôt possible, de préférence quelques jours après la réservation du lieu, et terminez les dans la dernière semaine précédant l’événement. Préférez d’ailleurs le paiement par chèque qu’en liquide, la banque sera moins pointilleuse lors du dépôt des fonds.
Pour ceux qui comptent dormir sur place, prévenez les étudiants qu’ils devront emmener de quoi pouvoir se reposer un peu : Tente, sac de couchage,…

Ensuite, mettez en place des groupes de covoiturage entre étudiants, tout le monde n’a pas de permis ou de véhicule.

Optionnellement, si vous avez engrangé suffisamment de fonds, n’hésitez pas non plus à carrément louer un car pour transporter un maximum de participants, aller et retour compris !

 

La veille de l’événement :

  • L’alimentation pour tous : Privilégiez un (très) gros lot de pain ainsi que de quoi faire des sandwichs, visez la diversité des ingrédients, on ne sait jamais (allergies, religion, végan,…). Si vous faites un barbecue, n’oubliez pas le charbon ! Si vous avez encore les moyens, quelques croissants et pains au chocolat réjouiront l’assistance le lendemain.
  • Évidemment, la boisson est de rigueur, si on vient au WEI, c’est pour “s’hydrater”. Ne lésinez donc pas sur la quantité, ce serait ennuyeux que les étudiants se déshydratent !
  • Si les hôtes ne fournissent pas le nécessaire, prévoyez quelques tables et chaises, pas forcément de quoi asseoir tout le monde, ensuite, pensez au matériel de nettoyage s’il n’est pas déjà fourni. Si rien n’est cassé, nettoyer le champ de bataille sauvera la caution ! 😀
  • Au niveau de l’animation, prévoyez quelques activités (voir plus bas), n’oubliez surtout pas de quoi passer de la musique ! Enceinte, sono, éclairage, ordinateur, ainsi qu’une playlist bien variée, capable de tenir quelques dizaines d’heures, vous ne serez pas couchés de sitôt !
  • Et enfin, la sécurité avant tout, emportez quelques trousses de premier secours, assurez-vous de connaître les gestes à exécuter en cas d’incident, et faites un bon stock d’éthylotests, pour ceux qui repartent en voiture le lendemain.

 

2- Animer son WEI

Animer son WEI

 

Avant le WEI :

Bien sûr, le WEI existe pour créer des liens entre tous les étudiants et faire connaissance, et quoi de mieux qu’organiser de petites activités pour commencer à tisser ces liens ? Voici donc quelques activités qui pourront permettre à tout le monde de s’éclater en faisant connaissance avec les autres !

Tout d’abord, durant les préparatifs, si possible, faites en sorte que les étudiants de 2nde année choisissent un (ou deux) étudiants de 1ere année (ou alors tirez au sort). Ces étudiants auront donc une relation Parrain-Filleul, qui leur permettra de rester en contact le long de leur cursus universitaire.

N’hésitez pas à jouer la carte de  l’appartenance à une promotion auprès de tous, même en 2nde année ! De plus, il est important d’instaurer un esprit de cohésion pour tout le monde !

Pendant le WEI :

A leur arrivée, commencez par une petite surprise : Un petit verre de bienvenue, accompagné d’un déguisement pour les 1ere année soigneusement choisi par leur Parrain de 2nde année (qu’ils prennent quelque chose qu’ils n’ont pas peur de salir). Ça y est, le WEI a officiellement commencé !

Pendant que tout le monde commence à faire connaissance, proposez un peu de boisson (punch, bière,…), et profitez-en pour mettre en place les premières activités .

 

Dans la journée :

En effet, l’humeur générale va changer entre le jour et la nuit, il faut donc commencer par des activités qui vont casser la timidité générale, et faire sortir les nouveaux de leur carapace :

  • Mettez en place un petit parcours d’obstacles par groupes de deux, les pieds et mains attachés ensemble. Au programme : sauter, ramper et éclater un ballon entre les deux joueurs liés.
  • Vous aimez le Paintball ? On vous propose la même activité, en moins cher : Tous les joueurs enfilent un sac poubelle ou une combi’ papier, et c’est l’heure des hostilités ! On y va en se lançant des ballons remplis d’eau ou de peinture qui seront cachés un peu partout dans la zone.
  • En fin d’après-midi, pourquoi ne pas organiser un jeu de piste ? Cachez des morceaux de carte un peu partout, de façon à ce qu’ils mènent à un objet final à trouver, bien caché au fond d’un seau rempli d’un mélange bien visqueux à la Fort-Boyard. Prévoyez une petite récompense pour le courageux qui vous ramènera l’objet.

 

Le soir et la nuit :

Lorsque la nuit arrive, il est temps de proposer un premier repas avant que la (longue) soirée commence. Après que tout le monde ait mangé son sandwich, quelques minutes pour souffler et ça repart :

  • Mieux vaut commencer en musique. Installez votre DJ et lancez la musique. Restez quand même suffisamment à l’écoute de l’assistance, d’où la nécessité de prévoir une playlist longue et variée.
  • Une fois tout le monde dans l’ambiance, la nuit avance, alors pas de temps à perdre ! Lancer un petit concours de talents va en désinhiber plus d’un, entre des performances de chant, de danses ou des passages totalement insolites. Tous les étudiants seront à fond dedans, et apprendront à connaître un peu plus chaque personne de la promo’ .

Et, en mesurant à l’applaudimètre, pensez à récompenser les meilleures performances.

  • Finalement, parmi les dernières activités de la nuit, ce qui peut être complémentaire au concours de talents est une élection de Miss et Mister WEI.

 

Rappel : Le bizutage devient illégal lorsque l’on force l’individu à faire quelque chose contre sa volonté.

3- Terminer le WEI

Une fois l’événement terminé, il ne tient qu’à vous de finir en douceur. Le lendemain matin, apportez des croissants/pains au chocolats, et prévoyez une grosse cargaison de Café, pour réveiller les esprits, vous aurez besoin d’une armée de bras pour sauver la caution !

 

Et voilà ! Ce guide est enfin terminé, il ne vous reste plus qu’à vous lancer, vous et votre BDE, pour organiser un WEI qui restera gravé dans les mémoires ! Bon courage 😉

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