La remise des lots est l’étape finale et incontournable de toute tombola. Attendue avec impatience par les gagnants, elle doit être bien préparée. Une organisation efficace permet non seulement d’éviter les imprévus, mais aussi d’animer votre événement et d’attirer plus de visiteurs.
Que vous soyez une école, une association de parents d’élèves ou un club sportif, découvrez toutes les bonnes pratiques pour organiser la remise des lots de manière fluide et efficace !
Pourquoi bien organiser la remise des lots ?
Une remise des lots pas bien préparée peut entraîner de longues files d’attente, des erreurs de distribution ou encore des lots non récupérés.
Grâce à une meilleure organisation, facilitez la récupération des lots pour les gagnants, évitez les confusions, minimisez le risque de fraude mais aussi cela vous permettra de maximiser les ventes de vos tickets jusqu’au dernier moment.
Choisissez le bon format de remise des lots
1. Tombola à tirage au sort : remise lors d’un évènement
Dans le cas d’une tombola classique avec tirage au sort, les gagnants sont désignés lors d’un événement public.
Le tirage au sort se déroule généralement lors d’une manifestation comme une kermesse, une fête de fin d’année, un arbre de Noël ou un événement associatif. L’avantage ? Les gagnants récupèrent immédiatement leurs lots !
Faites monter le suspense en échelonnant le tirage : commencez par les petits lots et terminez par le gros lot. Cela maintient le public en haleine et prolonge l’engagement jusqu’à la fin de la journée !
2. Tombola à gratter : remise immédiate ou différée
Avec une tombola à gratter, les gagnants découvrent immédiatement leur lot sous la surface à gratter. Cela signifie que vous devez être prêt à gérer la distribution efficacement.
Remise immédiate des lots :
Vous distribuez les lots au fur et à mesure de la vente. Dans ce cas, nous vous conseillons d’organiser des permanences aux heures fixes dans la semaine pour que les gagnants puissent venir récupérer leurs lots.
Remise lors d’un événement dédié :
Vous choisissez de remettre les lots à l’occasion d’une manifestation (kermesse, fête de l’école, journée portes ouvertes, évènement sportif…). Pensez bien à informer les participants et inscrivez la date, le lieu de retrait directement sur les tickets.
Où et comment organiser une remise des lots ?
1. Un stand pendant une manifestation
- Préparez un stand dédié pour éviter les embouteillages et faciliter la gestion des gagnants.
- Ne déballez pas tous les lots d’un coup : exposez uniquement un ou deux échantillons de chaque, tout en gardant chaque carton étiqueté avec le nom du lot dessus.
- Affichez bien les lots visibles hors de leur boîte pour attiser la curiosité et inciter à l’achat des derniers tickets durant la manifestation.
- Assurez-vous que les tickets gagnants sont bien vérifiés, tamponnés ou barrés pour éviter toute tentative de fraude.
L’avantage de la remise de lots pendant la manifestation, c’est qu’elle vous assure la venue des gagnants (parents, amis, grands-parents, voisins du quartier…). Une fois sur place, ils en profitent pour découvrir les animations, participer aux stands et prolonger leur visite.
2. Une remise sur plusieurs jours
- Organisez des permanences de retrait sur une semaine ou plus
- Communiquez les jours, heures et lieux de retrait sur des affiches, le portail de l’école, ou via un message aux participants.
- Préparez une liste avec les noms et contacts des gagnants pour faciliter le suivi et éviter les erreurs.
- Prévoyez une date limite pour la récupération des lots
L’avantage d’étendre sur plusieurs jours la remise des lots, c’est que cela permet à tous les gagnants de venir récupérer au fur et à mesure leur gain.
Quelques astuces pour une organisation sans faille !
Anticiper la gestion des lots : étiquetez chaque lot et établissez une liste détaillée des gagnants.
Former une équipe de bénévoles pour gérer la distribution et éviter l’attente.
Mettre en valeur les lots exposés pour dynamiser la vente des tickets.
Prévoir une solution pour les lots non réclamés (nouveau tirage, don, vente).
Faites parler de votre tombola avant et après la remise des lots.
Et après la remise des lots ? Faites le bilan de votre tombola !
Une fois les derniers lots distribués, il est désormais temps de faire le bilan de votre tombola. Une étape essentielle pour analyser ce qui a fonctionné, identifier les axes à améliorer et préparer mieux la prochaine édition.
Découvrez tous nos conseils ici : Faire le bilan de votre tombola.
