L’après Tombola : ça compte aussi ! Il est très important de faire le bilan de votre tombola. C’est de celui-ci que vous repartirez l’année prochaine.
Votre mission « tombola » est terminée, ouf vous pouvez respirer ! Tout s’est bien passé. Les billets sont tous partis, vous êtes contents de vous, de vos vendeurs, du résultat. Tout est formidable. Vous recommencerez l’année prochaine, c’est sûr.
Communiquez
Si vous êtes satisfait du résultat, faites le savoir. Tout le monde sera ravis de connaître à quel profit les bénéfices seront dédiés. C’est le moment de parler de vos projets et rassembler autour d’une thématique (par exemple un projet cirque, pour une école).
Remerciez
Ce sera aussi pour vous le moment de remercier tous les participants de près ou de loin :
- Les commerçants donateurs seront touchés de recevoir un remerciement de la part de l’école ou bien directement de la part des enfants. Une lettre qui pourrait d’ailleurs prendre l’allure d’un petit diplôme pourrait leur être envoyée, signée des élèves. Ils pourront l’afficher dans leur magasin ! Une bonne façon de les fidéliser pour de futures demandes. Ils se souviendront de vous avec plaisir l’année prochaine lors de votre nouvelle approche !
- Les parents et les enfants seront touchés d’être reconnus et remerciés pour leurs efforts, profitez en pour les mentionner lors de la remise des lots.
Questionnez
Demandez le ressenti des participants : par rapport aux lots, à l’organisation, aux prix…
Relevez les faiblesses et soyez à l’écoute des propositions que vous prendrez soin de noter dès à présent car l’année prochaine vous aurez oublié !
Si vous en avez le temps, pourquoi ne pas rédiger un petit questionnaire et le faire circuler. L’avis des participants vous aidera à apprécier vos efforts vu de l’extérieur.
Bilan comptable
Le bilan doit aussi s’effectuer en ce qui concerne l’organisation, les dates, les chiffres pour que l’année prochaine vous ayez les repères nécessaires pour vous organiser tout simplement.
Notez le nombre de billets achetés et vendus, le nombre de lots achetés, et ce qui vous reste le cas échéant… Le nom de vos fournisseurs, des donateurs, des bénévoles.
Rien ne coûte de tout écrire. Vous serez ravi de retrouver ces précieuses notes l’année prochaine!
Par exemple :
- Combien de billets avez vous confiés aux enfants ? Et dans quelle proportion, même quantité aux petits qu’aux grands ?
- Combien de billets se sont réellement vendus ?
- Le nombre de billets que vous avez confiés aux familles ? (Prendre en compte les fratries).
- Comment les billets se sont-ils le mieux vendus ? porte à porte, familles à familles, aux amis, aux voisins ?
- Combien de temps à l’avance aviez-vous confié les billets (avant des vacances par exemple) était-ce judicieux ?
- Combien de relances avez-vous dû faire pour récupérer argent et billets invendus ?
- La quantité de billets se sont vendus encore pendant la kermesse ?
- Combien avez vous fait de bénéfices ? Quelle action était la plus rentable ?
- Qu’est-ce qui a été positif ? négatif ?
- A quoi n’avait-on pas pensé ?
- Comment s’y prendrait-on si on devait recommencer ?
- A-t-on envie de recommencer ?
Grâce à toutes ces relevés d’informations, vous venez d’effectuer, sans vous en apercevoir, votre rétro planning pour l’année prochaine en y incluant des chiffres clés dont vous pourrez tenir compte pour ajuster au mieux votre nouvelle manifestation.
