6 Commissions pour organiser une fête d'école

Une fête d’école réussie est une fête bien organisée. Afin de ne rien laisser au hasard, les membres de l’association de parent d’élèves et l’équipe de bénévoles devront mettre en place une organisation permettant de définir et d’attribuer un rôle à chaque bénévole, en tenant compte des envies, des compétences et des disponibilités de chacun.

Les 6 commissions ou équipes de travail pour organiser une fête d’école en toute sérénité

Pour organiser une fête d’école, il est recommandé de mettre en place plusieurs commissions et équipes de travail pour assurer une planification efficace. C’est ce qui assurera la réussite de votre fête. Il est souhaitable de nommer un responsable pour chaque commission qui sera l’interlocuteur principal de cette dernière. Il devra organiser, gérer, dynamiser et motiver son « équipe » afin que tout soit prêt le moment voulu.

Voici quelques suggestions de commissions et équipes de travail que vous pouvez considérer :

1-Commission organisation

Cette commission est responsable de la planification générale de la fête d’école, y compris la date et l’heure, la thématique, le budget, et la coordination avec les autres commissions et équipes de travail. Si vous souhaitez profiter de la fête pour remercier des membres de la communauté éducative, la commission planification devra anticiper les cadeaux à offrir. Idem si vous faites un cadeau aux élèves qui quittent l’établissement enfin d’année.

2- Commission logistique

Cette commission est responsable de la logistique de la fête d’école, notamment la location du matériel, la décoration, l’installation de l’équipement de sonorisation, la mise en place des tables et des chaises, les formalités administratives obligatoires.

3- Commission de la nourriture et des boissons

Cette commission est responsable de la nourriture et des boissons qui seront proposées à la buvette lors de la fête, y compris le choix des aliments, l’achat auprès des fournisseurs ou la location de vaisselle si besoin. Vous pouvez aussi opter pour une kermesse zéro déchet et équipez votre établissement de gobelets consignés.

4- Commission communication

Cette commission est responsable de la promotion de l’événement auprès des élèves, des enseignants, des parents et du public en général. Par exemple avec la création d’affiches, l’invitation aux parents à glisser dans les cahiers des élèves, la communication sur les réseaux sociaux, etc.

5- Commission Tombola

Cette commission se charge de commander la tombola clés en main ou de trouver des lots, des sponsors et des tickets si vous décidez de concevoir votre tombola vous-même. Il s’agira de distribuer les carnets de tickets aux familles un ou deux mois avant la fête et d’organiser un stand de remise des lots le jour de la fête d’école. Si vous optez pour une tombola avec tirage au sort des gros lots le jour de la kermesse, prévoyez bien à quel moment de la fête vous voulez organiser ce temps fort.

6- Commission des animations et des jeux

Cette commission est responsable de la planification et de l’organisation des stands de jeux qui auront lieu lors de la fête d’école, tels que les jeux d’adresse, les ateliers maquillage, etc. Faites le plein d’idées de stands en suivant ce lien.

Il lui incombera aussi de trouver les lots qui récompenseront les gagnants sur les stands et d’en organiser la distribution (exemple de la banque de lots) Enfin cette commission se chargera également de trouver des bénévoles pour tenir les stands et aider le jour de la fête.

Notre conseil d’organisation : Mettez en place et faites circuler une fiche d’inscription des responsables des commissions et des bénévoles avec les postes à pourvoir pour l’organisation et le déroulement de la fête de l’école.

Exemple de modèle de fiche d’inscription Télécharger le tableau en PDF

En fonction de la taille de la fête d’école et du nombre de participants, vous pouvez créer d’autres commissions et équipes de travail pour assurer une organisation efficace et complète de l’événement. Il est important de désigner un responsable pour chaque commission ou équipe de travail, afin d’assurer une coordination et une communication efficaces entre les différents groupes.