Une fête d’école réussie est une fête bien organisée. Pour ne rien laisser au hasard, les membres de l’association de parent d’élèves et l’équipe de bénévoles doivent établir un plan d’action afin de définir et d’attribuer un rôle à chacun, en tenant compte de ses envies, de ses compétences et de ses disponibilités.
Les 6 commissions ou équipes de travail pour organiser une fête d’école en toute sérénité
Pour organiser une fête d’école, il est tout d’abord recommandé de mettre en place plusieurs commissions et équipes de travail et de nommer un responsable pour chacune de ces commission. Il veillera à organiser, gérer, dynamiser et motiver son « équipe de travail » afin que tout soit fin prêt le jour J.
Cette approche vous assurera une planification efficace qui vous permettra de mettre tous les atouts de votre côté pour faire de votre fête une belle réussite collective.
Voici quelques suggestions de commissions que vous pouvez considérer :
1- Commission « organisation »
Cette commission est responsable de la planification générale de la fête d’école, y compris la date et l’heure, la thématique, le budget, et de la coordination avec les autres commissions et équipes de travail. Si vous souhaitez profiter de la fête pour remercier des membres de la communauté éducative, la commission planification devra anticiper les cadeaux à offrir. Idem si vous faites un cadeau aux élèves qui quittent l’établissement en fin d’année.
2- Commission « logistique »
Cette commission est responsable de la logistique de la fête d’école, notamment la location du matériel, la décoration, l’installation de l’équipement de sonorisation, la mise en place des tables et des chaises, les formalités administratives obligatoires.
3- Commission « nourriture et boissons »
Cette commission est responsable de la nourriture et des boissons qui seront proposées à la buvette lors de la fête, y compris le choix des aliments, l’achat auprès des fournisseurs ou la location de vaisselle si besoin. Vous pouvez aussi opter pour une kermesse zéro déchet et équipez votre établissement de gobelets consignés.
4- Commission « communication »
Cette commission est responsable de la promotion de l’événement auprès des élèves, des enseignants, des parents et du public en général. Par exemple avec la création d’affiches, l’invitation aux parents à glisser dans les cahiers des élèves, la communication sur les réseaux sociaux, etc.
5- Commission « Tombola »
Cette commission peut commander une tombola clés en main ou trouver des lots, des sponsors et des tickets si elle décide de concevoir sa tombola elle-même. Elle organisera la distribution des carnets de tickets aux familles un ou deux mois avant la fête et mettra en place un stand de remise des lots le jour de la fête de l’école. Si votre école devait opter pour une tombola avec tirage au sort des gros lots le jour de la kermesse, prévoyez bien à quel moment de la fête vous voulez organiser ce temps fort.
6- Commission « animations et jeux »
Cette commission est responsable de la planification et de l’organisation des stands de jeux qui auront lieu lors de la fête d’école, tels que les jeux d’adresse, les ateliers maquillage, etc. À ce propos, n’hésitez pas, faites le plein d’idées de stands originaux en suivant ce lien.
Il incombera aussi à la commission « animation et jeux » de trouver les lots qui récompenseront les gagnants sur les stands et d’en organiser la distribution (exemple de la banque de lots) Enfin cette commission se chargera également de trouver des bénévoles pour tenir les stands le jour de la fête.
Notre conseil d’organisation : mettez en place et faites circuler une fiche d’inscription des responsables des commissions et des bénévoles avec les postes à pourvoir pour l’organisation et le bon déroulement de la fête de l’école.
Téléchargez notre modèle de fiche d’inscription Télécharger le tableau en PDF
En fonction de la taille de la fête d’école et du nombre de participants, vous pouvez créer d’autres commissions et équipes de travail pour assurer une organisation efficace et complète de l’événement. Il est important de désigner un responsable pour chaque commission ou équipe de travail, afin d’assurer une coordination et une communication efficaces entre les différents groupes.
